Har kuni 300 milliarddan ziyod elektron pochta xabarlari yuborilishi va qabul qilinishini hisobga olsak, odamlarda "elektron pochta orqali charchash" paydo bo'lishi ajablanarli emas. Shuning uchun sizning fikringizni aniq va aniq etkazadigan samarali elektron pochta xabarlarini yozish juda muhim-siz odamlarning uchrashuvga taklifnoma maktubini to'liq o'qimasligini xohlaysiz, chunki bu juda uzun yoki noaniq. Xavotir olmang-wikiHu, uchrashuvga taklifnoma uchun elektron pochta yozish paytida kerak bo'lgan hamma narsani sizga ko'rsatib beradi, masalan, kuchli mavzu satrini qanday yozish kerak, elektron pochtangizda nima deyish kerak va undan qanday foydalanish kerak. ishni osonlashtirish uchun taqvim ilovasi.
Qadamlar
3 -usul 1: Kuchli mavzu chizig'ini yozish
Qadam 1. Uchrashuvning sanasi va mavzusi ko'rsatilgan qisqa, tegishli mavzu satrini yozing
Bu tafsilotlarni kiritish, odamlar elektron pochtani ochmasdan ham, qachon va nima muhokama qilinishi kerakligini bilishini anglatadi. Masalan, siz "12/8 yig'ilishi: hisobot berishning yangi ko'rsatmalari" deb yozishingiz mumkin.
Ogohlantirish:
Uchrashuv mavzusini tashlab yuborish, ehtimol, odamlarning javob berishiga sabab bo'ladi, bu ularning bo'limi bilan bog'liqmi yoki qatnashish majburiymi, shuning uchun mavzuni aytib bering!
2 -qadam. Mavzu satrida qatnashishni tasdiqlashni so'rang
Agar kim uchrashuvga kelishini bilishni istasangiz, mavzu satrida tasdiqni so'rang. Shunday qilib, ular elektron pochtani ochishdan oldin ham imkon qadar tezroq javob berishlari kerakligini bilishadi. Siz shunday yozishingiz mumkin: "Juma kuni 10/6 HR uchrashuvi, iltimos, tezroq tasdiqlang".
Siz ham shunday yozishingiz mumkin: "RSVP yuboring: HR uchrashuvi 10/6"
Qadam 3. Bu mavzu satrida favqulodda yig'ilish bo'lsa, ularga xabar bering
Agar bu zudlik bilan uchrashuvni kafolatlaydigan dolzarb yoki vaqt masalasi bo'lsa, mavzu chizig'iga shoshilinchlik hissini qo'shing. Masalan, siz "2/31 dushanba kuni favqulodda yig'ilish: kiberxavfsizlik" qatorida biror narsa yozishingiz mumkin.
Uchrashuv mavzusiga e'tibor berish va ularga nima kutish kerakligi haqida tasavvur berish muhimdir
4 -qadam. Davomat majburiymi yoki taklif qilinganmi, ayting
Agar siz katta kompaniyada ishlasangiz, har bir uchrashuv uchun ba'zi odamlarning ishtiroki talab qilinmasligi mumkin. Mavzu satrida tegishli bo'limni ko'rsating yoki qabul qiluvchilar ishtirok etishlari kerakligini bildiring. Masalan, siz "10/6 majburiy marketing uchrashuvi" deb yozishingiz mumkin.
Agar uchrashuv talab qilinmasa, siz shunday yozishingiz mumkin: "Uchrashuvning 10/6 samarali tadqiqot taktikasi bo'yicha"
5 -qadam. Hech qanday chalkashlik bo'lmasligi uchun mavzu satrida to'liq so'zlardan foydalaning
Qisqartmalar samarali ko'rinishi mumkin, lekin ular to'liq so'zlar kabi aniq emas va chalkashlikka olib kelishi mumkin. Masalan, "SAP" sizning tilingiz kimga tanish va tanish emasligiga qarab "tizimlar va ishlov berish" yoki "namuna olish va tahlil rejasi" degan ma'noni anglatishi mumkin.
Biroq, "RSVP", "HR" va "Chorshanba" kabi umumiy qisqartmalardan foydalanish to'g'ri emas
3 -ning 2 -usuli: E -pochtangizning asosiy qismini yaratish
Qadam 1. Qisqa, do'stona kirish va qisqa izoh yozing
Agar siz katta kompaniyada ishlasangiz yoki hali hammani bilmasangiz, o'zingizni tanishtirishingiz shart. Qisqa kirish so'zida, agar biron bir hujjat yoki materiallar to'ldirilishi va/yoki yig'ilishga olib kelinishi kerak bo'lsa, aytib o'tish muhim.
Taqdimotni shaxsiy yoki ish bilan bog'liq qiling. Masalan, "Salom jamoa, men kelasi haftada yangi dastur ishga tushishini orziqib kutaman!"
Maslahat:
Qabul qiluvchilarga biron bir topshiriqni bajarish yoki yig'ilishga biror narsa olib kelish zarurligini eslatib qo'ying. Masalan, "eslatma sifatida, sotuvchilar bilan bog'lanish ro'yxatlarining 4 ta bosma nusxasini olib keling."
Qadam 2. Uchrashuv sanasi va vaqtini o'z chizig'ida sanab bering, shunda u ajralib turadi
Bu odamlar yig'ilishda ishtirok etishlari uchun muhim ma'lumotdir, shuning uchun siz uning aniq bo'lishini va matnning qolgan qismidan ajralib turishini xohlaysiz. Yuqoridan va pastidan 2 qatorni kiriting va/yoki qalin shriftda yozing.
- Misol: "6 oktyabr, 10:30 - 11:45"
- Agar uchrashuv onlayn bo'lsa, vaqt zonasini ro'yxatlang, shunda odamlar noto'g'ri muloqot tufayli o'tkazib yubormaydilar. Masalan, siz yozishingiz mumkin: "6 oktyabr, 10:30 - 11:45 (PST)"
Qadam 3. Joyni sana va vaqtdan keyin sanab bering
Joylashuvni sanasi va vaqti kabi ajratib turing, ayniqsa, agar siz yangi joyda uchrashayotgan bo'lsangiz, topish qiyin bo'lsa yoki ba'zi oluvchilar bu joy bilan tanish emasligini bilsangiz. Virtual uchrashuvlar uchun (jonli forum yoki video -chat orqali), oson kirish uchun forumga yoki video qo'ng'iroqqa havola bering.
Yo'nalish berayotganda, iloji boricha batafsilroq yozing. Misol tariqasida: “Iltimos, Timaren binosidagi (Niks ko'chasi, 209) 592 -konferents -zalga keling. 592 -xona binoning ikkinchi qavatida joylashgan, shuning uchun siz birinchi qavatdan liftni ko'tarib, 12 -chi binodan chiqib, binoning janubiy tomonidagi (chapingizda) liftlardan foydalanishingiz kerak. 59 -qavatga.”
4 -qadam. Uchrashuv maqsadi bilan o'rtoqlashing
Qabul qiluvchilarga uchrashuv nima bo'lishini aytib bering. Uchrashuvning qisqa kun tartibini taklif qilish, qaysi vazifalarni oldindan bajarish kerakligini tushunishga yordam beradi. Siz shunchaki mavzuni aytishingiz mumkin (masalan, "Kiberxavfsizlikni yangilash") yoki vaqt jadvalini berishingiz mumkin:
- 10:30 - 10:45 Loyiha holati yangiliklarini baham ko'ring
- 10:45 - 11:10 Tegishli takliflarni solishtiring va tanlang
- 11:10 - 11:30 Aqliy hujum va maqsadlar
Qadam 5. E -pochtangizni grammatik va faktik xatolar uchun tekshiring
O'qish uchun eng muhim narsa - uchrashuv sanasi, vaqti va joyi, shuning uchun ularni to'g'ri yozganingizga ishonch hosil qiling! Bundan tashqari, siz barcha asoslarni o'z ichiga olganingizga ishonch hosil qilish uchun kirish, kun tartibi yoki boshqa yozuvlaringizni tuzatishingiz mumkin.
E -pochtangizni ovoz chiqarib o'qing va uni yozishdan oldin aniq va aniq yozing
3 -usul 3: Outlook yoki o'rnatilgan taqvim ilovasidan foydalanish
Qadam 1. Outlookdagi uy yorlig'i ostidagi "Yangi uchrashuv" ni bosing
Agar sizning kompaniyangiz Outlook kabi o'rnatilgan taqvimga ega bo'lgan aloqa ma'lumotlar bazasidan foydalansa, undan uchrashuvni sozlash uchun foydalaning. Bu, odatda, siz ishlayotgan odamlar uchun afzal qilingan aloqa nuqtasidir.
Agar sizning kompaniyangiz Outlook yoki shunga o'xshash narsalarni ishlatmasa, taklifni yuborish uchun ish bilan bog'liq elektron pochtangizdan foydalanishingiz mumkin
Qadam 2. "Rejalashtirish yordamchisi" oynasidan vaqt va sanani tanlang
Yangi uchrashuvni yaratgandan so'ng, taqvim oynasi ochiladi. "Rejalashtirish yordamchisi" ni bosing va uchrashuv uchun mavjud vaqt va sanani belgilang.
Siz va tashrif buyuruvchilar tashrif buyuradigan vaqt ekanligiga ishonch hosil qiling. Sizning kompaniyangizning dasturiga qarab, har kimning jadvalini ko'rsatish uchun ko'rish parametrlarini o'zgartirishingiz kerak bo'lishi mumkin (o'zingiznikidan tashqari)
Qadam 3. Ismlarini yozib yoki manzillar kitobidan foydalanib, ishtirokchilarni qo'shing
Ismlarni qo'lda kiritish yoki manzil daftaringizga o'ting va ro'yxatdan ularning nomlarini tanlash uchun matn satrini bosing. Boshqa odamlarning mavjudligini tekshirish uchun "Rejalashtirish yordamchisi" funktsiyasidan foydalaning.
Agar odamlar yo'q bo'lsa, ularning ismlari ajratilgan ko'rinadi. Yordamchi hatto sizga va tashrif buyuruvchilar jadvaliga mos keladigan tavsiya etilgan vaqt oralig'ini ko'rsatadi
Qadam 4. Uchrashuvning boshlanish va tugash vaqtlarini belgilang
Uchrashuv sanasi siz ilgari tanlagan sana ekanligiga ishonch hosil qiling va agar kerak bo'lsa, o'zgartirish kiritish uchun taqvim tugmasini bosing. Keyin vaqt ro'yxatlarining o'ng tomonidagi ochiladigan strelkalar yordamida to'g'ri boshlanish va tugash vaqtlarini tanlang.
Oxirgi vaqtlarni qo'shish odamlarning vaqtini hurmat qiladi, shuning uchun ular nima kutish kerakligini bilishadi va safarini rejalashtirishlari yoki uchrashuv atrofida ishlashlari mumkin
Qadam 5. Ekranning yuqori qismidagi "Uchrashuv" yorlig'i ostidagi "Uchrashuv" ni bosing
Ushbu tugmani bosish sizni umumiy uchrashuv ekraniga qaytaradi va siz kirishni rejalashtirilgan holda ko'rasiz. Bu erdan siz mavzu, joy va eslatmalarni qo'shishingiz mumkin.
Agar siz uchrashuv ekranida rejalashtirilgan yozuvni ko'rmasangiz, orqaga qayting va jarayon paydo bo'lguncha takrorlang
Qadam 6. Mavzu, joy va eslatmalarni kiritishda aniq bo'ling
Qabul qiluvchilarga bir necha so'z bilan uchrashuv nima haqida ekanligini bildiring (masalan, "Kelgusi mahsulot sinovi"). Joylashuv haqida aniq ma'lumot bering, agar u odatiy yig'ilish joyi bo'lmasa yoki unga borish qiyin bo'lsa, yo'nalish bering. Uchrashuvga tegishli bo'lgan har qanday qo'shimcha eslatmalarni qo'shing (har qanday tayyorgarlik ishlari kabi).
- Joylashuv manzilini bering, hatto ular buni bilishadi deb o'ylasangiz ham.
- Tugatganingizda "yuborish" tugmasini bosing.
Maslahat:
"Miya hujumi" kabi haddan tashqari keng mavzulardan qoching, chunki bu odamlarga uchrashuv maqsadi haqida ko'p narsa aytmaydi. Buning o'rniga, siz "yangi mahsulot sotuvchilariga miya bo'roni" deyishingiz mumkin.
Maslahatlar
- E -pochtangizni yoki taklifnomangizni o'qiyotganda, uni qisqa va aniq qilib yozing.
- Do'stona, professional yozish ohangidan foydalaning.
- Qabul qiluvchilar ro'yxatini ikki marta tekshirib ko'ring, u erda bo'lishi kerak bo'lgan hamma taklif qilingan.
- Agar siz barcha manzillarni qabul qiluvchilarga berkitilishini xohlasangiz, manzillarni "bcc" qatoriga kiriting.
Ogohlantirishlar
- Taklif yoki elektron pochtani sana, vaqt va joylashuvsiz yubormang. Ehtimol, bu sizning taklif qiluvchilaringizni xafa qiladi va siz bu ma'lumotni so'ragan ko'plab javoblarni olasiz.
- Hamma katta harflar bilan yozmang, bu baqirish deb talqin qilinadi va juda professional emas.
