Agar siz Word -dan Excel -ga ma'lumotlar ro'yxatini yoki jadvalini ko'chirishingiz kerak bo'lsa, har bir ma'lumotni nusxalash va elektron jadvaldagi o'z katakchasiga joylashtirish shart emas. Avval Word hujjatingizni to'g'ri formatlash orqali siz bir necha marta bosish bilan butun hujjatni Excelga osongina import qilishingiz mumkin.
Qadamlar
2 -usul 1: ro'yxatni o'zgartirish
Qadam 1. Hujjatning qanday konvertatsiya qilinishini tushuning
Hujjatni Excelga import qilganingizda, Excel elektron jadvalidagi har bir katakka qanday ma'lumotlar kirishini aniqlash uchun ma'lum belgilar ishlatiladi. Import qilishdan oldin formatlashning bir necha bosqichlarini bajarib, siz yakuniy jadval qanday paydo bo'lishini nazorat qila olasiz va bajarishingiz kerak bo'lgan qo'lda formatlash hajmini kamaytirasiz. Bu, ayniqsa, Word hujjatidan Excelga katta ro'yxatni import qilayotganingizda foydalidir.
Bu usul har biri bir xil formatdagi bir nechta yozuvlar ro'yxatiga ega bo'lganda eng yaxshi ishlaydi (manzillar ro'yxati, telefon raqamlari, elektron pochta manzillari va boshqalar)
Qadam 2. Hujjatni formatlashdagi har qanday xatolarga skanerlang
Konversiya jarayonini boshlashdan oldin, har bir yozuv xuddi shunday formatlanganligiga ishonch hosil qilmoqchisiz. Bu tinish belgilaridagi xatolarni tuzatishni yoki qolganlariga mos kelmaydigan yozuvlarni qayta tashkil qilishni bildiradi. Bu ma'lumotlarning to'g'ri uzatilishini ta'minlaydi.
Qadam 3. Word hujjatida formatlash belgilarini ko'rsatish
Odatda yashirin formatlash belgilarini ko'rsatish yozuvlarni ajratishning eng yaxshi usulini aniqlashga yordam beradi. Siz ularni Bosh sahifadagi "Paragraf belgilarini ko'rsatish / yashirish" tugmachasini bosish yoki Ctrl+⇧ Shift+* tugmalarini bosish orqali ko'rsatishingiz mumkin.
Ko'p ro'yxatlar har bir satr oxirida bitta paragraf belgisiga yoki satr oxirida bitta va yozuvlar orasidagi bo'sh satrda bo'ladi. Hujayralarni ajratish uchun Excel ishlatadigan belgilarni kiritish uchun siz belgilarni ishlatasiz
Qadam 4. Qo'shimcha joydan qutulish uchun har bir yozuv orasidagi paragraf belgilarini almashtiring
Excel satrlarni aniqlash uchun yozuvlar orasidagi bo'shliqni ishlatadi, lekin formatlash jarayoniga yordam berish uchun hozircha undan qutulish kerak bo'ladi. Xavotir olmang, siz uni birozdan keyin qaytarasiz. Bu yozuv oxirida bitta paragraf belgisi va yozuvlar orasidagi bo'shliqda (ketma -ket ikkita) bo'lsa, bu eng yaxshi ishlaydi.
- Topish va almashtirish oynasini ochish uchun Ctrl+H tugmalar birikmasini bosing.
- Topish maydoniga ^p ^p kiriting. Bu ketma -ket ikkita paragraf belgisi uchun kod. Agar har bir yozuv bitta satr bo'lsa va ular orasida bo'sh satrlar bo'lmasa, uning o'rniga bitta ^p dan foydalaning.
- O'zgartirish maydoniga ajratuvchi belgini kiriting. Hujjatning biron bir joyida ko'rinmaydigan belgi emasligiga ishonch hosil qiling, masalan ~.
- Hammasini almashtirish -ni bosing. Siz sezasizki, yozuvlar birlashtirilishi mumkin, lekin ajratuvchi belgi to'g'ri joyda (har bir yozuv o'rtasida) hozircha bu muammo emas.
Qadam 5. Har bir kirishni alohida maydonlarga ajrating
Endi sizning yozuvlaringiz keyingi qatorlarda ko'rsatilishi uchun ajratilgan bo'lsa, siz har bir maydonda qanday ma'lumotlar paydo bo'lishini aniqlashni xohlaysiz. Masalan, agar har bir yozuv birinchi satrda ism, ikkinchi satrda ko'cha manzili va uchinchi satrda davlat va pochta indeksi bo'lsa, siz
- Topish va almashtirish oynasini ochish uchun Ctrl+H tugmalar birikmasini bosing.
- Topish maydonidagi ^p belgilaridan birini olib tashlang.
- O'zgartirish maydonidagi belgini vergulga o'zgartiring.
- Hammasini almashtirish -ni bosing. Bu qolgan paragraf belgilarini vergul ajratgich bilan almashtiradi, bu har bir satrni maydonga ajratadi.
Qadam 6. Formatlashtirish jarayonini tugatish uchun chegara belgisini almashtiring
Yuqoridagi "Topish va almashtirish" ikkita qadamini bajarganingizdan so'ng, sizning ro'yxatingiz endi ro'yxatga o'xshamaydi. Hamma ma'lumotlar bir qatorda vergul bilan bir qatorda bo'ladi. Topish va almashtirishning oxirgi bosqichi, maydonlarni belgilaydigan vergulni saqlagan holda, ma'lumotlaringizni ro'yxatga qaytaradi.
- Topish va almashtirish oynasini ochish uchun Ctrl+H tugmalar birikmasini bosing.
- Topish maydoniga ~ (yoki siz tanlagan belgini) kiriting.
- O'zgartirish maydoniga ^p kiriting.
- Hammasini almashtirish -ni bosing. Bu sizning yozuvlaringizni vergul bilan ajratilgan alohida guruhlarga ajratadi.
Qadam 7. Faylni oddiy matnli fayl sifatida saqlang
Endi formatlash tugallangach, hujjatni matnli fayl sifatida saqlashingiz mumkin. Bu Excelga ma'lumotlarni to'g'ri o'qish va tahlil qilish imkonini beradi.
- Fayl yorlig'ini bosing va "Saqlash" ni tanlang.
- "Turi sifatida saqlash" ochiladigan menyusini bosing va "Oddiy matn" ni tanlang.
- Faylni xohlaganingizcha nomlang va Saqlash -ni bosing.
- Agar faylni aylantirish oynasi paydo bo'lsa, OK ni bosing.
Qadam 8. Faylni Excelda oching
Endi siz faylni oddiy matnda saqlagan bo'lsangiz, uni Excel -da ochishingiz mumkin.
- Fayl yorlig'ini bosing va Ochish -ni tanlang.
- "Barcha Excel fayllari" ochiladigan menyusini bosing va "Matnli fayllar" ni tanlang.
- Matnni import qilish ustasi oynasida Keyingi> ni bosing.
- Ajratuvchi ro'yxatida "vergul" -ni tanlang. Pastki qismdagi oldindan ko'rishda yozuvlar qanday ajratilishini ko'rishingiz mumkin. Keyingi> ni bosing.
- Har bir ustun uchun ma'lumot formatini tanlang va Finish tugmasini bosing.
2 -usul 2: Jadvalni konvertatsiya qilish
Qadam 1. Ma'lumotlaringiz bilan Word -da jadval tuzing
Agar sizda Word -da ma'lumotlar ro'yxati mavjud bo'lsa, uni Word -dagi jadval formatiga o'zgartirishingiz va keyin tezda Excel -ga nusxalashingiz mumkin. Agar ma'lumotlaringiz jadval formatida bo'lsa, keyingi bosqichga o'ting.
- Jadvalga aylantirmoqchi bo'lgan barcha matnlarni tanlang.
- Qo'shish yorlig'ini bosing va keyin Jadval tugmasini bosing.
- "Matnni jadvalga aylantirish" -ni tanlang.
- "Ustunlar soni" maydoniga har bir yozuv uchun satrlar sonini kiriting. Agar sizda har bir yozuv o'rtasida bo'sh chiziq bo'lsa, bittasiga qo'shing.
- OK ni bosing.
Qadam 2. Jadvalingizning formatlanishini tekshiring
Word sizning sozlamalaringiz asosida jadval yaratadi. Hammasi joyida bo'lishi uchun uni ikki marta tekshiring.
Qadam 3. Jadvalning yuqori chap burchagida paydo bo'lgan kichik "+" tugmasini bosing
Bu sichqonchani stol ustida turganingizda paydo bo'ladi. Buni bosish orqali jadvaldagi barcha ma'lumotlar tanlanadi.
Qadam 4. bosing
Ctrl+C ma'lumotlarni nusxalash uchun.
Shuningdek, "Uy" yorlig'idagi "Nusxalash" tugmasini bosishingiz mumkin.
5 -qadam Excel -ni oching
Ma'lumotlar nusxalanganidan so'ng siz Excel -ni ochishingiz mumkin. Agar siz mavjud elektron jadvalga ma'lumotlarni kiritmoqchi bo'lsangiz, uni yuklang. Kursorni jadvalning chap yuqori katakchasi paydo bo'lishini xohlagan katakchaga joylashtiring.
Qadam 6. bosing
Ctrl+V ma'lumotlarni joylashtirish uchun.
Word jadvalidagi alohida hujayralar Excel elektron jadvalining alohida hujayralariga joylashtiriladi.
Qadam 7. Qolgan ustunlarni ajratish
Siz import qilayotgan ma'lumot turiga qarab, sizga kerak bo'lgan qo'shimcha formatlash bo'lishi mumkin. Masalan, agar siz manzillarni shaharga import qilayotgan bo'lsangiz, shtat qisqartmasi va pochta indeksi bitta katakda bo'lishi mumkin. Siz Excel -ni avtomatik ravishda ajratishingiz mumkin.
- Butun ustunni tanlash uchun bo'linmoqchi bo'lgan ustunning ustun sarlavhasini bosing.
- "Ma'lumotlar" yorlig'ini tanlang va "Ustunlarga matn" tugmasini bosing.
- Keyingi> ni bosing va keyin chegarachilar maydonida "vergul" ni tanlang. Agar siz yuqoridagi misolni ishlatayotgan bo'lsangiz, bu shaharni davlat qisqartmasi va pochta indeksidan ajratib turadi.
- O'zgarishlarni saqlash uchun Finish tugmasini bosing.
- Hali bo'linishi kerak bo'lgan ustunni tanlang va jarayonni takrorlang, ajratuvchi sifatida "Vergul" o'rniga "Bo'sh joy" ni tanlang. Bu davlat qisqartmasini pochta indeksidan ajratadi.
