Elektron pochta qutisini ochish, Pandoraning grammatikasi etarli bo'lmagan, imlosi yomon va ta'mi yomon bo'lgan qutisini ochishga o'xshaydi. Sizning elektron pochtangiz boshqalarga qanday taassurot qoldirishini o'ylab ko'ring; har doim elektron pochtangizni paketdan ajratish uchun to'g'ri vaqt. Ushbu qadamlarni bajaring va elektron pochta xabarlar etiketini yaxshilang.
Qadamlar
Qadam 1. E -pochtangizni qisqa, suhbatli va diqqat markazida saqlang
Harflarni kompyuter ekranida o'qish qog'ozga qaraganda qiyinroq, shuning uchun elektron pochta xabarlarini qisqa va aniq yozing. E-pochta uchun ideal uzunlik bo'lmasa-da, jumlalarni qisqa qilib, taxminan 8-12 so'zdan iborat qilib, paragraflar orasida bo'sh joy qoldiring.
Ishchi elektron pochtangizga to'g'ridan -to'g'ri: "Umid qilamanki, siz …" "Menimcha, biz kerak …". va hokazo. Ko'p odamlar javob berishga yoki keyinroq saqlashga qaror qilishdan oldin faqat birinchi qatorlarni o'qishadi. Bu yo'nalish, qaror qabul qilish uchun etarli miqdorda "go'sht" berishi kerak. Shaxsiy elektron pochta xabarlari uchun, elektron pochtangizning asosiy nuqtasiga kirishdan oldin, qisqacha shaxsiy eslatmani ochish yaxshi bo'ladi
Qadam 2. Ajoyib formatlashdan saqlaning
Shriftlar va ranglarni o'zgartirish, markerlar ro'yxatini kiritish yoki HTML -dan foydalanish elektron pochtani g'alati ko'rinishga olib kelishi yoki uni qabul qiluvchining o'qimasligiga olib kelishi mumkin, hatto formatlash kompyuteringizda yaxshi ko'rinsa ham. Oddiy qilib qo'ying.
Qadam 3. Qo'shimchalarni cheklash
Agar kerak bo'lmasa, qo'shimchani qo'shmang. Qo'shimchalarni iloji boricha kichikroq qilib qo'ying. Ko'pgina elektron pochta ilovalari 1 MB hajmgacha bo'lgan qo'shimchalarni yuborishi va qabul qilishi mumkin, lekin bularning barchasi siz yoki qabul qiluvchiga qiyinchilik tug'dirishi mumkin, agar qabul qiluvchining elektron aloqasi sekin bo'lsa, kichikroq fayllarni ochish uchun ko'p vaqt ketishi mumkin. Agar sizga kattaroq faylni yuborish kerak bo'lsa, uni siqing yoki ziplang yoki YouSendIt.com kabi katta fayllarni yuborishga yordam beradigan onlayn xizmatlardan foydalaning. Agar siz bir nechta sahifalarni yuborishingiz kerak bo'lsa, masalan, uchrashuv rejalari yoki katta matnli tuzatishlar, xatga faks yoki terilgan sahifalar to'plamini yuboring.
- Agar kerak bo'lmasa, elektron pochta qo'shimchalarini zip qilmang. Agar qo'shimchani yuborish uchun juda katta bo'lmasa, siz qabul qiluvchining vaqtini behuda sarflash xavfiga duch kelasiz va unga qo'shimchalaringizga kirishga to'sqinlik qilasiz. Ko'pgina mobil qurilmalar zip fayllarini ocholmaydi. Bundan tashqari,.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word va Powerpoint) kabi ko'plab umumiy fayllar allaqachon siqilgan formatda bo'lgani uchun bu ortiqcha.
- Shuni yodda tutingki, ko'p odamlar yoki korxonalar o'zlari bilmagan odamning qo'shimchalarini ochmaydi va ba'zi elektron pochta hisoblari avtomatik ravishda spam jildiga qo'shimchali elektron pochta xabarlarini yuborish uchun o'rnatiladi, shuning uchun agar siz ish qidirayotgan bo'lsangiz, qabul qiluvchining qo'shimchalar haqidagi ko'rsatmalariga amal qilganingizga ishonch hosil qiling. Agar ko'rsatma berilmasa, qabul qiluvchiga qo'shimchali elektron pochta xabarini yuborishingizni bildirish uchun boshqa elektron pochta xabarini yuboring.
Qadam 4. Yuborishdan oldin o'ylab ko'ring
Hissiyotli bo'lganingizda elektron pochta xabarlarini yubormang. E -pochtaning mavzusi va matnini yozing, keyin saqlang. Qabul qiluvchilarni qo'shing va siz yuborayotgan narsalar haqida o'ylashga vaqtingiz bo'lganidan keyin yuboring; Siz o'z fikringizni o'zgartirishingiz va undan yaxshiroq bo'lishingiz mumkin.
E-pochta, shuningdek, odamlarga siz hech qachon yuzma-yuz aytmaydigan narsalarni so'rash yoki aytib berish vositasiga aylandi (nega siz instinktiv ravishda Internetda boshqa odamga aylanasiz?). Agar siz kimnidir yuborsangiz har qanday narsa, uni qayta o'qing va o'zingizdan so'rang, agar ular sizning yoningizda yoki yuzma-yuz bo'lsa, ularga shunday deydingizmi? Agar mavzu juda ta'sirli bo'lsa, uni ikki marta o'qing.
Qadam 5. Qisqartmalar va kulgichlarni ishlatishda ehtiyot bo'ling
Bu do'stingiz bilan bo'lgani kabi norasmiy elektron pochtada ham qabul qilinishi mumkin. Biroq, rasmiy maktubda, siz kimgadir "baland ovozda kulayotganingizni" aytishingiz shart emas, odamlar buni noo'rin deb topishi mumkin va sizni beparvo deb o'ylashlari mumkin.
"Aytgancha" uchun "BTW" kabi ba'zi qisqartmalar, odatda, elektron pochta xabarlarida ishlatiladi va rasmiy, professional elektron xatlardan tashqari, odatda qabul qilinadi
3-usul 1: Yangi elektron pochta xabarlarini yozish
Qadam 1. Qabul qiluvchilar maydonlarini to'g'ri ishlating
"To" maydonidagi adresatlar chora ko'rishi kutilmoqda va "CC" da bo'lganlar hamkasblari yoki xo'jayinlarini xabardor qilishlari kerak.
- "Kimga:" maydonida bir nechta odamdan ACTION so'rashda ehtiyot bo'ling. Bu bir xil vazifani bajarish uchun bir nechta urinishlarga olib kelishi mumkin yoki hech qanday harakat qilinmaydi, chunki boshqa birov so'rovni ko'rib chiqadi.
- Agar siz elektron pochta manzilini maxfiy saqlamoqchi bo'lgan odamlar ro'yxatiga yuborsangiz, ularning barchasini BCC maydoniga qo'ying va o'z manzilingizni "to" maydoniga qo'ying.
- Agar siz kimnidir mavzudan olib tashlamoqchi bo'lsangiz (masalan, agar ular sizni boshqa birov bilan tanishtirgan bo'lsa, hozir siz va u kishi ba'zi tafsilotlarni ishlab chiqyapti va siz tanishtiruvchining kirish qutisiga kirishni xohlamasangiz) shaxsning manzili "to" yoki CC maydonidan BCC maydoniga.
2 -qadam. Mavzu chizig'ini foydali qiling
Yaxshi mavzu chizig'i o'quvchini tezda tayyorlab, elektron pochta mazmunining foydali xulosasini beradi. Elektron pochta qutilari tez -tez botib ketadi, shuning uchun yaxshi mavzu chizig'i qabul qiluvchiga sizning elektron pochtangiz ustuvorligini aniqlashga yordam beradi. Bu, shuningdek, elektron pochtangiz o'qilmasdan o'chirilishining oldini olishga yordam beradi. Qabul qiluvchilar ko'radigan birinchi narsa bu mavzu, shuning uchun uni xatosiz, aniq qilib saqlang va "Salom", "Nima bo'lyapti" yoki oluvchining ismi kabi umumiy qatorlardan qoching (ikkinchisi spamga qarshi filtrlar tomonidan bloklanishi mumkin).
Qabul qiluvchilar uchun xabarlaringizni birinchi o'ringa qo'yishdan saqlaning. Har bir elektron pochtani "Shoshilinch!" Deb belgilash odatidan voz keching. Yoki "Sizning ustuvorligingiz" yoki sizning elektron pochtangiz bo'rini yig'lagan bolaga o'xshab ketadi va ularning hammasi e'tiborga olinmaydi. Sizning elektron pochtangiz so'rovi boshqalarga qaraganda navbatda ko'proq, deb o'ylash asabiylashadi va takabburlikdir. Qabul qiluvchiga sizning xabaringizga qanday ustuvorlik berishni o'zi hal qilgani uchun kredit bera oladigan darajada mehribon bo'ling
3-usul 2: elektron pochta xabarlariga javob berish
Qadam 1. Javoblarga kimdan nusxa ko'chirayotganingizga ehtiyot bo'ling
Agar siz xabarga javob bersangiz va keyin CC: asl yuboruvchi kiritmagan uchinchi tomon bo'lsa, esda tutingki, asl jo'natuvchi bundan xafa bo'lmaydi. Bu ma'lumot "faqat sizning ko'zingiz uchun" bo'lishi mumkin. Bu, ayniqsa, asl jo'natuvchi sizning ish boshqaruvchingiz bo'lsa, juda muhimdir. BCC dan foydalanishda ehtiyot bo'ling:. Bu, agar BCC: 'dagi odam, uning nusxasi ko'r bo'lganini ko'rmagan bo'lsa ham, javob berishi mumkin.
2 -qadam. Kimga javob berish kerakligini aniqlang
Sizga yuborilgan elektron pochta xabarlari odatda faqat jo'natuvchiga javob berishni talab qiladi, lekin bir necha kishiga yuborilgan elektron pochta xabarlari uchun javobingizni hammaga yuborish uchun "Hammasiga javob berish" variantini tanlashingiz kerak bo'ladi. Aqlli bo'ling; "Hammasiga javob berish" dan foydalanish har doim ko'p daromad keltiradi va ko'plab odamlarning qutilarida xabarlarni qoldiradi. E -pochtani qabul qilishning oqibatlarini ko'rib chiqaylik, hammasiga javob bersak, yigirma kishi chiqadi, keyin o'sha yigirma kishi hammaga javob beradi; u juda tez yuz minglab elektron pochta xabarlarini birlashtirishi mumkin va hamma hammani kuzatib turish vositasi sifatida "hamma javob berish" ni bosishga majbur bo'ladi, chunki uni kim o'qishi kerak va kim o'qimasligini hech kim bilmaydi.
3 -qadam. Rahmat aytish uchun javob berishdan oldin ikki marta o'ylab ko'ring
Ba'zi odamlar "Rahmat" deb yozilgan elektron pochtani xohlamaydilar. Bu elektron pochtani ochish va uni bilganingizni o'qish uchun qo'shimcha vaqt talab etadi. Ba'zi odamlar "NTN" - "Rahmat kerak emas" degan qatorni o'z ichiga oladi.
4 -qadam. Uzoq munozaralarni umumlashtiring
Munozarani tushunish uchun javoblar varaqlarini aylantirish zerikarli. Xabar satrini uzatishni davom ettirish o'rniga, uni o'quvchi (lar) uchun umumlashtirish uchun bir daqiqa vaqt ajrating.
5 -qadam. Siz javob beradigan ma'lumotlarni kiritishni unutmang
Ko'p odamlar va kompaniyalar har kuni yuzlab elektron pochta xabarlarini yozadilar va ularga javob beradilar. Faqat "Ha" deb nomlangan noaniq elektron pochta xabarini yuborishdan saqlaning. Qabul qiluvchining bergan savolini qo'shing, shunda ular nima javob berayotganingizni bilishadi. Qabul qiluvchilarni tarixda bir nechta xabarni pastga aylantirishdan saqlaning.
6 -qadam. Zudlik bilan javob bering
Agar siz elektron pochtaga javob berishdan oldin biroz tadqiqot qilishingiz yoki o'ylab ko'rishingiz kerak bo'lsa yoki to'liq javob yozish uchun band bo'lsangiz, yuboruvchiga elektron pochta xabaringiz borligini bildiring va qachon javob berishingiz haqida maslahat bering..
7 -qadam. Faol bo'ling
E -pochtaga javob berayotganda, siz javob berishingiz mumkin bo'lgan har qanday savol yoki xavotirni oldindan bilib, barchani vaqtni tejashingiz mumkin. Kimdir ular haqida so'rash uchun yangi elektron pochta xabarini yuborishidan oldin, bu javobga javob bering.
3 -usul 3: Ba'zi asosiy qilmasliklari
Qadam 1. Maxsus bo'lgan elektron pochta xabarlarini boshqalarga o'tkazmang
Masalan, maxfiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan elektron pochtani boshqa shaxsga yuborishdan saqlaning, ayniqsa, siz yuborayotgan odam sizga buni xohlamasa. Ehtimol, bu qabul qiluvchining sizga bo'lgan ishonchini yo'qotishiga olib kelishi mumkin va siz munosabatlaringizni buzishingiz mumkin. Siz, albatta, bunday bo'lishini xohlamaysiz.
2 -qadam. Odamlar haqida mish -mishlar tarqatmang
Agar siz o'zingizni vasvasaga solayotgan bo'lsangiz, o'zingizni boshqa odamning o'rniga qo'ying va agar u siz haqingizda mish -mishlar tarqatsa, o'zingizni qanday his qilishingizni o'ylab ko'ring. Misol uchun, agar sizning do'stingiz shafqatsiz va xo'jayin sifatida tanilgan bo'lsa, o'ylab ko'ring, agar do'stingiz boshqa do'stlaringizga sizning qiziqishlaringiz haqida gapirsa, o'zingizni qanday his qilasiz. Siz juda baxtli bo'lolmaysiz, to'g'rimi?
3 -qadam. Odamlarning shaxsiy biznesini muhokama qilishdan qoching
Masalan, do'stingizga uning do'sti sobiq erkak do'sti bilan ajrashganini aytishdan saqlaning. E -pochta umuman shaxsiy emas, shuning uchun siz muhokama qilayotgan odam elektron pochta xabarlarini ko'rishi mumkin va sizdan g'azablanishi va/yoki xijolat bo'lishi mumkin va bu sizning munosabatingizni buzishi mumkin.
Qadam 4. Yonishdan saqlaning
Olov - bu sizni haqorat qilish uchun Internet orqali yuborilgan haqoratdir, shuning uchun boshqa odamlarga olov yubormaslik yoki olov urushini boshlamaslik kerak. Bu boshqa odamni aqldan ozdirishi mumkin va buning uchun hisobingizni to'xtatib qo'yishingiz mumkin.
5 -qadam. Boshqalarning shaxsiy ma'lumotlarini ruxsatsiz almashishdan saqlaning
Bu har qanday narsa bo'lishi mumkin, insonning yoshidan tortib, u o'qiyotgan maktabning nomigacha. O'zingizni boshqa odamning o'rniga qo'ying - kimdir do'stingizga uyingizning manzilini bersa, o'zingizni qanday his qilasiz? Siz juda baxtli bo'lolmaysiz, shuning uchun kimdir shaxsiy ma'lumotlarini elektron pochta orqali boshqalar bilan bo'lishishdan oldin ruxsat oling yoki buni umuman qilmang.
Qadam 6. G'azablanganingizda elektron pochta xabarini yubormang
Bu sizning g'azablanganligingizni ko'rsatadi va siz odamni xafa qilishingiz mumkin. Misol uchun, agar siz ish joyida kimnidir g'azablantirsangiz va u kishiga katta harflar bilan xat yozsangiz, bu siz yuborgan odamning asabiylashishiga olib kelishi mumkin. Bu elektron pochta xabarlariga javob berish bilan bir xil; Agar kimdir sizga aniq xabar yuborganidan g'azablansangiz, tinchlanmaguningizcha javob berishni to'xtating.
Elektron pochta namunalari
Konferents -aloqa qo'ng'irog'ini eslatuvchi elektron pochta namunasi
WikiHow va ni qo'llab -quvvatlang barcha namunalarni oching.
Yangi siyosatni tavsiflovchi elektron pochta namunasi
WikiHow va ni qo'llab -quvvatlang barcha namunalarni oching.
Savol haqida elektron pochta namunasi
WikiHow va ni qo'llab -quvvatlang barcha namunalarni oching.
Video - bu xizmatdan foydalanib, ba'zi ma'lumotlar YouTube bilan bo'lishishi mumkin
Maslahatlar
- Standart shriftlar o'qishni osonlashtiradi. Masalan, Arial, Kembriya va Dar. Shrift o'lchamini normal holatda saqlang, odatda 15 dan oshmasligi kerak. Agar siz diqqatni maxsus yoki diqqat bilan jalb qilishingiz kerak bo'lsa, qalin yoki kursiv shriftlardan foydalaning. Bu barcha poytaxtlar bo'ylab baqirishdan ko'ra cheksiz yaxshiroqdir.
- Agar sizga olov yuborilsa, olov urushini boshlamaslik uchun uni darhol o'chirib tashlang.
- E-pochtada sizning ohangingiz eshitilmasligini unutmang. Siz hech qachon elektron pochta orqali sarkazm qilishga urinib ko'rganmisiz va oluvchi buni noto'g'ri qabul qilganmi? Elektron pochta xabarlari og'zaki muloqotning nuanslarini etkaza olmaydi. Ovoz ohangini aniqlash uchun, ba'zi odamlar kulgili kulgichlardan foydalanadilar, lekin siz noprofessional ko'rinmasligingiz uchun ularni kam ishlatadilar.
Shuningdek, tabassumli kulgichni ishlatish qiyin xabarni yumshatadi deb o'ylamang.
- Shaxsiy aloqadan qochish uchun elektron pochtadan foydalanmang. "Biz sizga elektron pochta xabarini yuboraman" degan so'zlar har kimni g'azablantirishi mumkin. Elektron pochta orqali yuborish, yuzma-yuz muloqot qilish yoki hatto telefon orqali gaplashish fikridan chetda qolmasligi kerak. Kechirim so'rash yoki xatoni yashirish kabi noqulay vaziyatdan qochish uchun elektron pochtadan ham voz keching.
- E -pochtangizni muloyimlik bilan tugating. "Eng yaxshi tilaklar", "omad tilaymiz" yoki "yordamingiz uchun oldindan rahmat" kabi so'zlar bilan yopish, hatto xatni ham yumshatadi va ijobiy javob beradi.
- Kvitansiyalarni qidirishda ehtiyot bo'ling. Hisobotni yuritish yoki olinganligini tasdiqlash uchun kvitansiya talab qilinishi mumkin bo'lgan holatlar mavjud bo'lsa -da, aksariyat hollarda bu asabiylashadi va o'quvchini sizning elektron pochtangiz bilan ishlash uchun qo'shimcha harakatlar qilishga majbur qiladi. Agar biror narsa haqiqatan ham shoshilinch bo'lsa yoki siz qabul qiluvchining xabariga ishonch hosil qilishingiz kerak bo'lsa, telefonni oling va uning o'rniga foydalaning.
- Agar sizga noqulaylik tug'diradigan biror narsa yuborilsa, masalan, mish -mishlar, uni o'chirib tashlang. Siz buning bir qismi bo'lishni xohlamasligingiz kerak.
Ogohlantirishlar
- Kiberhujumdan saqlaning. Bu noqonuniy va u boshqa odamlarga, ayniqsa o'smirlarga katta ta'sir ko'rsatishi mumkin (masalan, o'z joniga qasd qilishi mumkin).
- Hamma qopqoqlarni ishlatmang. Bu keraksiz amaliyot va bu sizning oluvchingizni bezovta qilishi mumkin, buning evaziga sizga alangali xat keladi. Barcha poytaxtlar "baqirish" ga teng deb hisoblanadi.
- Zanjirli pochtani yuborishdan saqlaning. Doimiy keraksiz xabarlarni qabul qilishni yoqtiradigan juda kam odam bo'ladi. Bu turdagi elektron pochta xabarlari kompyuterga va kompyuterdan uzatilishi mumkin bo'lgan xavfli va zararli viruslarni yuqtirgani bilan mashhur bo'lgan. Faqat suhbatdoshlardan to'g'ridan -to'g'ri qabul qilingan xabarlarni yuborishga intiling.
- Shaxsiy elektron pochta xabarlari uchun o'zingizning ish imzoingizni ishlatmang - bu sizni do'stsiz qilib qo'yadi.
