Arxivlash - bu ma'lumotlarni saqlash yoki saqlash. Tashkilotlar hujjatlarni saqlash muddatini uzaytirish uchun har kuni qog'oz hujjatlarni raqamliga o'tkazmoqda. Bu shuni anglatadiki, bugungi kunda kompyuterlar tomonidan yaratilgan katta hajmdagi ma'lumotlar, hujjatlarni arxivlash muhim ahamiyat kasb etadi. Agar siz hujjatlarni arxivlashni bilsangiz, bo'sh joyni bo'shatishingiz mumkin, shunda kompyuteringiz joriy hujjatlarni yanada samarali ishlashi mumkin.
Qadamlar
Qadam 1. zip faylidagi hujjatlarni arxivlash
Ayniqsa, muhim, lekin kamdan -kam hollarda kerak bo'ladigan fayllar uchun zip -fayllar qattiq diskdagi hujjatlar hajmini kamaytiradi.
- Zip formatiga aylantirmoqchi bo'lgan fayllarni ajratib ko'rsatish kifoya.
- Sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing va "Yuborish" -ni tanlang.
- Siz fayllarni "siqilgan (siqilgan) papkaga" yuborishni xohlaysiz.
- Zip papkasini ikki marta bosish orqali fayllar haqiqatan ham mavjudligini tekshiring. Agar shunday bo'lsa, siz asl fayllarni o'chirib tashlashingiz mumkin.
Qadam 2. Hujjatlaringizni alohida saqlash muhitiga o'tkazing
Raqamli arxivlash uchun mashhur variantlar - tashqi lentali disklar, tashqi qattiq disklar yoki bosh barmog'i.
Qadam 3. Agar CD yoki DVD yozuvchisi bo'lsa, hujjatlarni CD yoki DVD -ga zaxiralang
Zaxiralash - bu arxivlashning yana bir usuli, garchi siz bu usulni boshqa nom bilan bilsangiz - diskni yoqish. Masalan, Windows fayllarni CD yoki DVD -ga nusxalash uchun Live File System va Mastered formatini (boshqa qurilmalarda mosligi uchun yaxshiroq) ishlatadi.
- Yoziladigan CD yoki DVD -ni kompyuterning CD yoki DVD yozuvchisiga jonli fayl tizimi uchun joylashtiring.
- Muloqot oynasi paydo bo'lganda, "Fayllarni ma'lumotlar diskiga yozish" ni bosing.
- Diskni nomlang va "Keyingi" tugmasini bosing.
- Disk paydo bo'lishi uchun bo'sh papkani kuting. Bu shuni anglatadiki, disk formatlangan va fayllarni nusxalashga tayyor.
- Hujjatlar saqlanadigan papkani oching va fayllarni bo'sh disk papkasiga torting.
- Mastered formati uchun yoziladigan CD yoki DVD -ni kompyuterning CD yoki DVD yozuvchisi ichiga joylashtiring.
- Muloqot oynasi paydo bo'lganda, "Fayllarni ma'lumotlar diskiga yozish" ni bosing.
- Diskni nomlang va "Formatlashtirish variantlarini ko'rsatish" ni bosing.
- "Ustoz" ni tanlang va "Keyingi" ni bosing.
- Disk paydo bo'lishi uchun bo'sh papkani kuting. Bu shuni anglatadiki, disk formatlangan va fayllarni nusxalashga tayyor.
- Hujjatlar saqlanadigan papkani oching va fayllarni bo'sh disk papkasiga torting.
Qadam 4. Hujjatlarni saytdan tashqari saqlashga yuboring
- Arxivlangan fayllar uchun joy sifatida ishlashdan tashqari, xavfsiz joylardan tashqari saqlash joylari ma'lumotlarni yong'in va qattiq diskdagi nosozliklardan himoya qiladi.
- Ko'plab kompaniyalar ushbu xizmatni taklif qilganda, ular qanday ishlashini va qanday kafolatlar hujjatlarni saytdan tashqarida arxivlashga kiritilganligini bilish uchun to'g'ridan -to'g'ri kompaniyaga murojaat qilishingiz kerak.
Qadam 5. Raqamli arxivlash uchun dasturiy ta'minotdan foydalaning
- Hujjatning tashqi ko'rinishini saqlashning eng mashhur usullaridan biri bu PDF faylini yaratishdir. Adobe tomonidan taqdim etilgan ushbu dastur - Adobe Acrobat deb nomlanadi - hujjatlarni PDF formatiga turli dasturiy ta'minotdan o'zgartirishni osonlashtiradi. Bundan tashqari, bu fayllarni yaratadigan bir nechta bepul dasturlar mavjud.
- Texnik spetsifikatsiyalarning ochiqligi Adobe dasturiy ta'minotining kelajakdagi versiyalari hujjatning oldingi versiyalarini o'qish imkoniyatini beradi.
- Bundan tashqari, PDF o'quvchilarini Adobe veb -saytidan bepul yuklab olish mumkin.
Qadam 6. Hujjatlarni arxivlash texnologiyasidan xabardor bo'ling
Texnologiyaning jadal rivojlanishi bilan, bugungi narsa ertaga eskirishi mumkin. Arxivlangan fayllarni yangi tizimga o'tkazishda muammo bo'lishi mumkin.
Maslahatlar
- Vaqt o'tishi bilan siz yoki boshqa odamlar kerakli fayllarni topa oladigan arxivlangan fayllar katalogi. Bu fayllar yoki papkalarni tarkib nomi va fayllar o'z ichiga olgan sanalarni nomlash kabi oddiy bo'lishi mumkin. Masalan, agar siz biznes yozuvlarini arxivlayotgan bo'lsangiz, bitta papkaga "Biznes fayllari 1997 yil 1 -chorak" deb nom berishingiz mumkin. Katta tizimlarda arxivlar, ehtimol, kataloglashtirish uchun metadatadan foydalanadilar.
- Fayllarni arxivlashning yana bir sababi shundaki, ba'zida ma'lumotlarni saqlashni talab qiladigan qonuniy talablar mavjud.
Ogohlantirishlar
- Multimediya ma'lumotlari ko'pincha maxsus apparat yoki dasturiy ta'minot bilan bog'lanadi va ularga xususiy tizimlardan tashqarida kirish mumkin emas.
- Xavflardan biri bu fayllarning buzilishi. Ma'lumotlaringizni zaxiralash uchun yaxshi sinovdan o'tgan tizimdan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.
- Hujjatlarni arxivlash uchun tizimning yo'qligi, ayniqsa fayllar tasodifan o'chirilgan bo'lsa, bilmasdan yo'qolishiga olib kelishi mumkin.
