E -pochta xabari boshqa odamga xabar yoki so'rov olganingizni bildiradi, hatto siz darhol to'liq javob bera olmasangiz ham. Sizga kelgan har bir shaxsiy elektron pochta xabarnomasini yuborish shart bo'lmasa -da, sizga to'g'ridan -to'g'ri murojaat qilinganda, siz professional yoki biznes muhitida javob berishingiz kerak. Agar siz boshqa odamga o'z elektron pochtasini olganingizni aytishingiz kerak bo'lsa, unga bildirishnoma yuboring. Agar biror kishi xizmat so'ragan bo'lsa yoki mahsulotga buyurtma bergan bo'lsa, javobni qachon kutish yoki muammolarni hal qilish haqida ko'proq ma'lumot bering.
Qadamlar
2 -usul 1: elektron pochta xabarini olganingizni tasdiqlash
Qadam 1. Agar kimga: qatorida ko'rsatilgan bo'lsangiz yoki xabarda ismingiz bo'lsa, javob bering
Yuboruvchi elektron pochta manzilingizni "Kimga:" qatorida ko'rsatganligini bilish uchun elektron pochtaning yuqori qismini tekshiring. Agar siz u erda ro'yxatdan o'tmagan bo'lsangiz, elektron pochta manzilini skanerlang va sizning ismingiz u erda biron -bir joyda ko'rinmasin. Agar siz ismingizni ko'rsangiz, sizga to'g'ridan -to'g'ri murojaat qilinganligi sababli tasdiqnoma yuborganingizga ishonch hosil qiling.
Agar sizning elektron pochta manzilingiz faqat "CC" qatorida ko'rsatilgan bo'lsa -da, lekin siz uni eslatib o'tmasangiz, xabarni yuborishingiz shart emas, chunki bu xabar katta odamlarga yuborilgan bo'lishi mumkin
Ogohlantirish:
Spam -xabarlarni tan olishdan saqlaning, chunki ular javob bersa, sizga elektron pochta xabarlarini yuborishni davom ettirishi mumkin.
Qadam 2. Yuboruvchiga salomda ism bilan murojaat qiling
Salomni elektron pochtangizning yuqori qismidan boshlang, shunda boshqa odam uni ochganda darhol ko'radi. "Salom" yoki "Azizim" kabi rasmiy tabrik so'zlarini ishlating, so'ngra ularning ismi. Agar siz yuqori lavozimga yoki sizga tanish bo'lmagan kishiga javob bersangiz, unvonidan keyin familiyasidan foydalaning. Agar siz boshqa odamni yaxshi bilsangiz, uning ismini ishlatishingiz mumkin.
Masalan, siz salom sifatida "Salom Devis xonim" yoki "Aziz Jonatan" deb ayta olasiz
3 -qadam. Elektron pochta orqali o'qiganingizni qisqacha aytib bering
Tasdiqlash uchun faqat bir nechta jumlalarni ishlating, shunda bu juda so'zli ko'rinmaydi. Odamga elektron pochta xabarini yuborgani uchun minnatdorchilik bildiring yoki uning xabarini olganingizni bildiring. Agar aniq tafsilotlar bo'lsa, ularni xabar orqali o'qiganingizni ko'rsatish uchun ularni birinchi jumlalaringizda takrorlang.
- Masalan, siz: "Menga kelgusi haftadagi uchrashuv haqida xabar yuborganingiz uchun tashakkur" yoki "Men sizning yangi potentsial mijozimizga elektron pochtangizni oldim va o'qidim" kabi narsalarni yozishingiz mumkin.
- Agar siz elektron pochtani o'qishga vaqtingiz bo'lmasa, shunday deb ayta olasiz: "Menga murojaat qilganingiz uchun tashakkur. Men sizning xabaringizni oldim va iloji boricha o'qib chiqaman.”
Qadam 4. E -pochtada so'rov yoki savol bo'lsa, javob berish uchun taxminiy vaqt bering
Agar zudlik bilan to'liq javob berishga vaqtingiz bo'lsa, iloji boricha tezroq o'zingizni ishonchli va ishonchli ekanligingizni ko'rsating. Aks holda, siz ularni e'tiborsiz qoldiryapsiz deb o'ylamaslik uchun boshqa odam sizdan boshqa xabar kutishi mumkin bo'lgan vaqtni belgilang. Agar ko'proq vaqt ketishi mumkin deb o'ylasangiz, qanchalik tez javob berishingiz mumkinligi haqida haddan tashqari va'da bermaslik uchun ehtiyot bo'ling.
- Misol uchun, siz: "Men sizga bu ma'lumotni 2 kun ichida olaman" yoki "Men bu masalani batafsil muhokama qilish uchun bugun yana bog'lanaman" deb ayta olasiz.
- Agar siz javob berishga qancha vaqt ketishini bilmasangiz, "Men sizga savollar yoki sharhlar bilan imkon qadar tezroq javob beraman."
- Agar siz elektron pochtada murojaat qilishingiz kerak bo'lgan muammo yoki muammo bo'lmasa, sizga javob berishning hojati yo'q.
Qadam 5. E -pochtani yopishdan oldin va ismingizni yuborishdan oldin tugating
Xabarni yanada professionalroq qilish uchun elektron pochtangizdagi "Eng yaxshi" yoki "Yana bir bor rahmat" kabi rasmiy yopilishidan foydalaning. Xabarni tugatish uchun o'z ismingizni yozing. Yuborish tugmasini bosishdan oldin hamma narsa to'g'ri yozilganligiga ishonch hosil qiling.
- Masalan, siz "Best, Bet" yoki "Yana rahmat, Travis" deb yozishingiz mumkin.
- Agar siz boshqa odamga siz bilan bog'lanishning boshqa usulini bermoqchi bo'lsangiz, telefon raqamingizni yoki ismingizdan keyin muqobil elektron pochta manzilini ko'rsatishingiz mumkin.
Qadam 6. iloji boricha tezroq to'liq elektron pochta bilan kuzatib boring
Agar asl elektron pochtada so'rov yoki savol bo'lsa, iloji bo'lsa, to'liq javob yozishga vaqt ajrating. Xabarni ko'rib chiqishga vaqt ajratganingizni ko'rsatish uchun xabardagi barcha tashvish yoki savollarga to'liq javob bering. Xabar davomida xushmuomala va ijobiy ohangni saqlang, ular bilan yaxshi repertuar saqlang.
Agar sizga ko'proq vaqt kerak bo'lsa, masalan, siz hisobot yoki hujjatni kutayotgan bo'lsangiz, boshqa odam sizni unutgan deb o'ylamasligi uchun keyingi elektron pochta xabarini yangilash va yangi muddat bilan yuborishga harakat qiling
2 -usul 2: Biznes xizmatlari va buyurtmalariga javob berish
1 -qadam. Siz murojaat qilayotgan odamning ismini elektron pochtaning yuqori qismiga qo'ying
Xabaringizdagi professional ohangni saqlab qolish uchun "Salom" yoki "Aziz" kabi rasmiy tabriklashdan boshlang. Agar siz bu odamni yaxshi bilmasangiz, rasmiy bo'lish uchun unvonidan keyin familiyasidan foydalaning. Agar siz bu odam bilan yaqindan tanish bo'lsangiz yoki u ism -sharifini ko'rsatsa, siz uning o'rniga murojaat qilishingiz mumkin.
Masalan, siz salom sifatida "Hurmatli janob Kristensan" yoki "Salom Dana" deb yozishingiz mumkin
Qadam 2. Odamga minnatdorchilik bildiring va ular so'ragan mahsulot yoki xizmatni eslatib o'ting
E -pochtangizning birinchi jumlasida odamga samimiy minnatdorchilik bildiring. Xuddi shu jumlada, odam buyurtma bergan mahsulotni yoki ular oldingi yozishmalarda qanday muammolar yoki xavotirlarni aytib o'tganini takrorlang. Shunday qilib, odam sizning oldingi xabarlarini o'qish yoki qayta ishlashga vaqt ajratganingizni tan oladi.
Masalan, siz: "Bizning do'kondan 2 quti shokoladga buyurtma berganingiz uchun tashakkur" yoki "Siz murojaat qilgan ish joyini ochganingiz uchun minnatdormiz" deb ayta olasiz
3 -qadam. Odamga javob yoki etkazib berishni kutish vaqtini bering
Keyingi jumlada, boshqa odam sizdan unutganga o'xshamasligi uchun sizdan qancha vaqt javob olishi kerakligini aytib bering. Siz bergan muddat aniq va halol ekanligiga ishonch hosil qiling, aks holda ular sizdan javob olmasalar, xafa bo'lishlari mumkin.
Masalan, "Siz paketingizni 3 ish kuni ichida kutishingiz mumkin" yoki "Javob berishimiz uchun 1-2 ish kuniga ruxsat bering" deb ayta olasiz
Variant:
Agar siz javob berishga qancha vaqt ketishini bilmasangiz, "Biz sizning xavotirlaringizni hal qilish uchun iloji boricha tezroq siz bilan bog'lanamiz" kabi so'zlarni ayting.
4 -qadam. Agar elektron pochta orqali hal qila olmaydigan muammolar bo'lsa, takliflar bering
Agar siz ularning muammolarini to'g'ridan -to'g'ri hal qila olmasangiz, ko'proq foydali bo'lishi mumkin bo'lgan boshqa variantlarni tavsiya qilishga harakat qiling. Xabar davomida xushmuomala va tushunarli ohangni saqlang, shunda u salbiy ko'rinmaydi yoki samimiy ko'rinmaydi. Muammoni hal qilish uchun keyingi qadamlarni qo'yishi uchun odamga iloji boricha ko'proq tafsilotlarni berishga harakat qiling.
Masalan, siz shunday deyishingiz mumkin: “Hisob raqamingizga pul o'tkazish muammosi borligini eshitganimdan afsusdaman. Muammoingiz hal qilinganligini bilish uchun FAQ -ni ko'rib chiqing. Aks holda, bankingizga tashrif buyurib, operatsiyalaringizni tasdiqlash uchun hisob menejeri bilan gaplashishingiz kerak bo'ladi."
Qadam 5. E -pochtaning pastki qismida aloqa ma'lumotlarini qoldiring
E -pochtangizni "Eng yaxshi" yoki "Yana bir bor rahmat" kabi rasmiy yopilish bilan yakunlang, shunda siz xabarni yaxshi notada tugatasiz. Yopishdan keyin ismingizni kiritganingizga ishonch hosil qiling. Agar siz boshqa odamga siz bilan bog'lanish imkoniyatini bermoqchi bo'lsangiz, telefon raqamingizni, muqobil elektron pochta manzilingizni yoki veb -saytingizni ismingizdan keyin qoldirishingiz mumkin.
