Bu wikiHow sizga Microsoft Office yoki OpenOffice.org -da pochtani birlashtirishni o'rgatadi. Pochta birlashmasi - bu har bir qabul qiluvchiga hujjatni avtomatik tarzda shaxsiylashtirish imkonini beradigan juda qulay xususiyat. Shunday qilib, har bir qabul qiluvchi uchun hujjatni alohida o'zgartirish shart emas. Bu juda katta vaqtni tejaydi va buni qilish juda oson! Quyidagi qadamlar sizga butun jarayonni bosqichma-bosqich ko'rsatib beradi.
Qadamlar
3 -usul 1: Tayyorgarlik
Qadam 1. Ma'lumotlar faylini yarating
Bu elektron jadval, ma'lumotlar bazasi fayli yoki hatto to'g'ri formatlangan matnli hujjat bo'lishi mumkin. Elektron jadval fayllari eng ko'p ishlatiladi; bu ko'rsatma siz elektron jadvaldan foydalanayotganingizni taxmin qiladi.
-
Ma'lumotlar fayli nusxadan nusxaga o'zgarishi kerak bo'lgan barcha ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. Masalan, agar siz ariza xatini yozayotgan bo'lsangiz, sizning ma'lumotlar faylingiz siz yubormoqchi bo'lgan har bir kishining ismlarini va ehtimol manzillarini o'z ichiga oladi.
Har bir yacheykaga bitta ma'lumotni qator bo'ylab joylashtiring, shunda har bir ma'lumot turi (ism, familiya, sharaf va boshqalar) o'z ustunida bo'ladi
-
Mantiqiy ustun nomlarini yarating. Pochta birlashmasi ma'lumotlarni ustunlarda o'qiydi. Har bir ma'lumot ustunidagi birinchi yozuv bu turdagi ma'lumotlarning umumiy nomi deb taxmin qilinadi, shuning uchun siz uchun mantiqiy bo'lgan ismlardan foydalaning.
Masalan, "ism" yozib, ismlar ustunini boshlang, so'ngra barcha ismlarni uning ostiga qo'ying. Sizdan maktubingizga qaysi maydonni kiritish kerakligi so'ralganda, siz "familiya" ni variant sifatida ko'rasiz va shu ustunda nima borligini eslaysiz
- E-pochtasi uchun Outlook-dan foydalanadigan Microsoft Office foydalanuvchilari, agar xohlasalar, Outlook-ning manzillar kitobini ma'lumotlar fayli sifatida ishlatishi mumkin.
Qadam 2. Ma'lumotlar faylini saqlang
Uni osongina topishingiz mumkin bo'lgan joyga saqlang va osongina eslab qoladigan narsaga nom bering.
3 -qadam. Asosiy hujjatni yozing
Bu siz kiritmoqchi bo'lgan hujjat. Misol uchun, agar siz xat yozsangiz, asosiy hujjat bu harfdir. Siz uchun pochta birlashtiradigan har qanday element (ismlar kabi) hozircha bo'sh qoldirilishi kerak.
3 -usul 2: MS Office -da pochtani birlashtirish
Qadam 1. Pochta birlashtirish vazifalar panelini oching
Asosiy hujjatdan uni ochish uchun oynani bosing. Agar buni ko'rmasangiz, Asboblar menyusini oching va ro'yxatdan Pochta birlashmasini tanlang.
2 -qadam. MS Office savollariga javob bering
Office -dagi pochta birlashtirish vositasi sizning fayllaringizni yanada oqilona va aniqroq birlashtirish orqali hayotingizni osonlashtiradigan bir necha qadamlardan iborat.
- Siz qanday hujjat yozayotganingizni aytib berishni boshlang. Eng yaxshi moslamani bosing va keyin Keyingiga bosing.
- Qaysi "boshlang'ich hujjat" (asosiy hujjat) ishlatmoqchi ekanligingizni ayting. Agar siz ushbu qadamlarni bajargan bo'lsangiz, "ushbu hujjatdan foydalanish" ni tanlashingiz kerak. Keyingiga bosing.
Qadam 3. Birlashtirish uchun faylni tanlang
Bu siz ilgari yaratgan ma'lumotlar fayli. Tegishli radio tugmachasini tanlang va "Keyingi" ni bosing va faylni qidiring va uni asosiy hujjatingizga ulang.
Agar siz Outlook manzillar kitobidan foydalanmoqchi bo'lsangiz, uning o'rniga ushbu variantni bosing
Qadam 4. Qaysi ma'lumotlarni ishlatishni tanlang
Office sizga xohlaganingizcha ma'lumot qatorlarini tanlash yoki o'chirish imkonini beradi. Bu sizga ma'lumot faylidagi qaysi ma'lumotlar elementlarini asosiy hujjatga qo'shishni xohlashingizni tanlash imkonini beradi, bu esa vaqt o'tishi bilan turli xil fayllar uchun foydaliroq bo'ladi. Sizni qoniqtirganda, Keyingiga bosing.
Ma'lumotlarni har bir ustunning sarlavhalarini bosish orqali saralash mumkin. Agar siz juda ko'p ma'lumotlarni tezda qidirishingiz kerak bo'lsa, bu foydali bo'lishi mumkin
Qadam 5. Ma'lumot maydonlarini joylashtiring
Vazifalar panelining keyingi sahifasida, agar siz hali buni qilmagan bo'lsangiz, hujjatingizni yozishingiz so'raladi va faylga hujjatga ma'lumotlarni kiritish uchun bir qator variantlar taqdim etiladi.
-
Ma'lumotlar maydonini kursorni maydonga qo'yib, vazifa panelidagi tegishli tugmani bosish orqali kiriting.
O'chirish tugmachasini bosib, noto'g'ri yoki takrorlangan ma'lumotlar maydonlarini o'chirishingiz mumkin, xuddi oddiy harf yoki raqam bilan bir xil
-
Oldindan o'rnatilgan variantlar Office -ga yozgan hujjatingizga qarab biroz o'zgaradi. Ofis siz bergan ma'lumotlardan kerakli ma'lumotlarni to'ldirish uchun qo'lidan kelganicha harakat qiladi. Misol uchun, agar siz biznes -xat yozsangiz, siz bir nechta satrlarda aniq tartiblangan har bir qabul qiluvchining familiyasi va to'liq manzilini o'z ichiga olgan manzil blokini kiritish imkoniyatini ko'rishingiz mumkin.
- Oldindan o'rnatilgan ba'zi variantlar sizga kerakli ma'lumotlarni to'ldirish uchun qo'shimcha oynalarni ochadi. Bularning barchasi ozmi -ko'pmi tushunarli va tushunarli.
- Agar siz oldindan o'rnatilgan sozlamalardan foydalanayotgan bo'lsangiz va kerakli ma'lumotlarni topa olmayotgan bo'lsangiz, "maydonlarni moslashtirish" tugmachasini bosing va dasturning qaysi nomlari standart nomlarga mos kelishini o'rgating. Masalan, manzil blokidagi "Familiya" ma'lumotlarini to'ldirish uchun ma'lumotlar faylidagi "Familiya" toifasidan foydalanish kerakligini ko'rsatishingiz mumkin.
- O'z maydonlaringizni ishlatish uchun "Boshqa variantlar" ni bosing. Siz har bir ustunga bergan ismlarni ko'rishingiz va ularning o'rniga ishlatishingiz mumkin bo'ladi.
Qadam 6. Xatlaringizni tekshiring
Pochta birlashmasi, siz chop qilmaguningizcha, asosiy hujjatingizga qo'llaniladigan maydonlarda aniq ma'lumotlarni ko'rsatmaydi, lekin Office oldindan ko'rish funktsiyasini taklif etadi, bu sizga ma'lumotni qanday joylashtirganingizga qarab, uning to'g'ri ko'rinishini tekshirish va tekshirish imkonini beradi. hujjatingizdagi maydonlar. Hamma narsa tartibda ekanidan qoniqmaguningizcha, uni ishlatishdan xursand bo'ling.
Qadam 7. Birlashtirishni yakunlang
Pochta birlashtirish vazifalari oynasining oxirgi ekrani sizga hamma narsa joyida ekanligini va sizning hujjatlaringizni chop etishga tayyorligini bildiradi. Har bir chop etilgan hujjat uchun bitta ma'lumot to'plami paydo bo'ladi va dastur qancha ma'lumot to'plami bo'lsa, shuncha nusxada chop etiladi.
Agar siz alohida harflarga alohida tahrir qilmoqchi bo'lsangiz, buni avval "alohida harflarni tahrirlash" tugmasini bosish orqali ham bajarishingiz mumkin
3 -dan 3 -usul: OpenOffice.org -da pochtani birlashtirish
Qadam 1. Ma'lumotlar bazasini yaratish
OpenOffice.org -da har doim pochta birlashmasi uchun ma'lumotlar bazasi fayli talab qilinadi; ammo, siz baribir avval elektron jadvalda o'z ma'lumotlaringizni yaratishingiz mumkin.
- Asosiy hujjatingizdan Fayl menyusini oching va yangi ma'lumotlar bazasi faylini yarating.
- Ko'rsatilgan oynada "mavjud ma'lumotlar bazasiga ulanish" variantini tanlang. Ochiladigan menyuda "elektron jadval" ni tanlang va so'ng "Keyingi" ni bosing.
- Keyingi ekranda OpenOffice.org -ni ishlatmoqchi bo'lgan elektron jadval fayliga yo'naltiring. Fayl joylashuvi ostidagi katakchani belgilab, ma'lumotlar bazasini parol bilan himoya qilish yoki qilmaslikni tanlashingiz mumkin. Tayyor bo'lgach, Keyingiga bosing.
-
Bu ekranda, keyinchalik osonroq kirish uchun, ma'lumotlar bazasini ro'yxatdan o'tkazishni tanlang va uni hozir tahrir qilish uchun ma'lumotlar bazasi faylini ochishni xohlaysizmi yoki yo'qligini hal qiling. (Agar siz faqat elektron jadval faylini yaratgan bo'lsangiz, kerak bo'lmaydi.) Ma'lumotlar bazasini saqlash uchun Finish tugmasini bosing.
Ma'lumotlar bazasiga osongina eslab qolishingiz mumkin bo'lgan nom berishga ishonch hosil qiling
Qadam 2. O'z maydonlaringizni kiriting
Endi siz o'z ma'lumotlaringizni OpenOffice.org tushunadigan ma'lumotlar bazasi bilan bog'lagan bo'lsangiz, qaerdan qidirishni bilsangiz, pochta birlashmasi uchun bu ma'lumotlar bazasidan foydalanish oson.
- Qo'shish menyusidan "maydonlar" ni, so'ngra pastki menyudan "boshqa …" -ni tanlang. Shu bilan bir qatorda, control-F2 ni yozishingiz mumkin.
- Ko'rsatilgan oynada "ma'lumotlar bazasi" yorlig'ini bosing.
-
Oynaning o'ng pastki qismidagi Ko'rish tugmasini bosing va siz yaratgan ma'lumotlar bazasi faylini toping.
Ma'lumotlar bazasini tanlagandan so'ng, u oynaning o'ng tomonidagi "ma'lumotlar bazasini tanlash" nomli ro'yxatda paydo bo'ladi
- Oynaning chap tomonidagi "yozish" ro'yxatidan "Pochta birlashtirish maydonlari" ni tanlang.
- Ma'lumotlar bazasi yonidagi + belgisini bosing va uning ostida elektron jadval fayli paydo bo'lishi kerak. Yonidagi + belgisini bosing bu, va siz elektron jadval yaratishda tanlagan maydon nomlarini ko'rasiz.
-
Qaysi maydonni kiritishni xohlasangiz, tanlang va maydonni asosiy hujjatingizga joylashtirish uchun Qo'shish -ni bosing.
- Kursorni kiritishdan oldin maydonni kiritishni xohlagan joyga qo'yishni unutmang, aks holda uni to'g'ri joyga ko'chirish uchun kesish va joylashtirish kerak bo'ladi.
- Ofisda bo'lgani kabi, matnli maydonlar ham asosiy hujjatingizdagi harf -raqamli belgilar kabi ko'rib chiqiladi. Siz ularni bo'sh joy bilan siljitishingiz va o'chirish tugmasi yordamida o'chirishingiz mumkin.
Qadam 3. Birlashtirishni yakunlang
To'g'ri joylashtirish uchun har bir maydonni ikki marta tekshiring. Tayyor bo'lgach, asosiy hujjatni chop eting. Pochta birlashmasi hujjatga birlashtirilgan faylning har bir to'plami uchun bitta nusxani chop etadi.
Maslahatlar
- So'zlarni qayta ishlash dasturlarida ko'pincha asosiy hujjatlar yaratish uchun shablonlar mavjud.
- Maydonlarni iloji boricha aniq shartlarga ajratganingizga ishonch hosil qiling. Masalan, siz xushmuomalalik unvonini (janob, xonim, miss), ism va familiyani ishlatishingiz mumkin. Bu ismlar uchun uchta maydon, shuning uchun har bir ustunda bitta turdagi maydonga ega bo'lgan uchta alohida ustundan foydalaning.
