Agar sizda IBM Notes elektron pochtasida bo'sh joy tugab qolsa, lekin elektron pochta xabarlarini o'chirishga tayyor bo'lmasangiz, ularni arxivlashni o'ylab ko'ring. E -pochtani arxivlash - bu xabarlarni kompyuterning boshqa joyiga nusxalash. IBM Notes -ni asl elektron pochta xabarlarini saqlashda hisobingizdagi bo'sh joyni arxivlashni o'rganing. Bu, shuningdek, sizning kompyuteringiz va dasturiy ta'minotingizning eng yuqori darajada ishlashiga yordam beradi.
Qadamlar
Qadam 1. Sizning pochta fayl hajmi cheklash
Pochta faylining hajmini 500 MB dan kam saqlang. (Ba'zi tashkilotlar 200 MB kabi qattiqroq cheklashni talab qilishi mumkin.)
- Ma'lumotlar hajmini Fayl, Ma'lumotlar bazasi, Xususiyatlar bo'limiga o'ting. Lotus 8 -da Fayl, Ilovalar, Xususiyatlarga o'ting.
- "I" yorlig'ini bosing. "Disk maydoni" dan keyingi raqam - sizda IBM Notes -da qancha ma'lumot bor.
2 -qadam. Tashkilotingizning oldindan belgilangan sozlamalarini bilib oling
Agar siz IBM Notes -dan maktab yoki ish uchun foydalansangiz, allaqachon arxiv sozlamalari bo'lishi mumkin. Bu tashkilotlarga har bir foydalanuvchiga yuboriladigan elektron pochta xabarlari miqdorini, shuningdek, tashkilot ichidagi kompyuterlarning umumiy ishlashini nazorat qilishga yordam beradi. Agar arxiv sozlamalari allaqachon o'rnatilgan bo'lsa, texnik tizim xodimlari bilan gaplashib, ularni o'zgartirish mumkinligini bilib oling.
Qadam 3. Kerakli arxiv sozlamalarini aniqlang
Siz IBM Notes -ning barcha elektron pochta xabarlarini arxivlashingiz yoki ma'lum birini tanlashingiz mumkin. Shuningdek, IBM Notes -ni qanchalik tez -tez arxivlashni xohlashingizni hal qilishingiz kerak bo'ladi.
- Tegishli dasturni oching (Pochta).
- Amallar, Arxiv, Sozlamalar -ga o'ting.
- "Kriteriyalar" yorlig'iga o'ting va "Oxirgi o'zgartirish uchun standart" tanlanganligiga ishonch hosil qiling.
- O'zgarishlarni saqlash uchun "OK" tugmasini bosing.
- Kriteriyalar yoqilganligiga ishonch hosil qiling.
Qadam 4. Avtomatik arxivlarni rejalashtirish
Avtomatik arxivlarni rejalashtirish sizni muntazam va izchil arxivlashni ta'minlaydi. Bu ham vaqtingizni tejaydi.
- Tegishli dasturni oching (Pochta).
- Amallar, Arxiv, Sozlamalar -ga o'ting.
- Jadval yorlig'iga o'ting. "Arxivlashni rejalashtirish" tanlanganligiga ishonch hosil qiling.
- Kompyuteringiz fayllarni arxivlashni xohlagan vaqt va kunni tanlang.
Qadam 5. IBM Notes -ni qo'lda arxivlash
Agar siz avtomatik arxivlashni rejalashtirsangiz ham, istalgan vaqtda qo'lda arxivlashingiz mumkin.
- Tegishli dasturni oching (Pochta).
- Arxiv qilmoqchi bo'lgan pochta yoki papkani oching.
- Amallar, Arxivlash, Hozir Arxivlash -ga o'ting.
- Oldindan belgilangan sozlamalar bo'yicha arxivlash uchun Ha ni bosing.
Qadam 6. sudrab tashlash usuli yordamida arxivlash
Bu IBM Notes -ni qo'lda arxivlashning yana bir usuli.
- Tegishli dasturni oching (Pochta).
- Arxiv qilmoqchi bo'lgan pochta yoki papkani oching.
- Tegishli xabarlarni tanlang.
- Xabarlarni navigatsiya panelidagi kerakli arxivga torting.
Qadam 7. Arxivlangan xabarlarni ko'rish
Agar siz elektron pochtani arxivlagan bo'lsangiz ham, siz unga vaqti -vaqti bilan kirishingiz kerak bo'lishi mumkin. Sizning arxiv faylingiz IBM Notes hisob qaydnomangizda o'rnatgan papkalarga taqlid qiladi. Hamma narsa siz rejalashtirganingizdek tartibli bo'lib qoladi.
- Tegishli dasturni oching (Pochta).
- Navigatsiya panelida Arxivlash -ni bosing.
- Tegishli arxivni tanlang (ya'ni oxirgi o'zgartirish uchun standart).
Maslahatlar
- Muhim elektron pochta xabarlarini zaxiralash. Agar sizda IBM Notes -da muhim elektron pochta xabarlari bo'lsa, ularni CD yoki DVD kabi boshqa joyga ko'chirishni unutmang. Bu sizga serverda biror narsa yuz berganda yoki shaxsiy kompyuteringizda saqlangan nusxada qo'shimcha nusxani taqdim etadi.
- Eski va keraksiz xabarlarni, ayniqsa qo'shimchalari bo'lsa, o'chirib tashlang. Bu, shuningdek, ma'lumotlar hajmini kamaytirishga va kompyuterning ishlashiga yordam beradi.
