Elektron pochta - bu hamkasblar va boshqa biznes sheriklari bilan bog'lanishning tez va oson usuli va har xil uchrashuvlarni rejalashtirishning samarali vositasi. Siz hamkasbingiz, ustun yoki umuman notanish odam bilan uchrashuvni belgilashga harakat qilyapsizmi, avval elektron pochtani aniq mavzu chizig'i va asosiy matni bilan formatlashingiz kerak. E-pochtangizni o'chirib, xabarni yuborganingizdan so'ng, keyingi javobni yuborishdan oldin 3-5 kun kuting.
Qadamlar
2 -usul 1: elektron pochtani formatlash
1 -qadam. Siz uchrashmoqchi bo'lgan mavzu satrida eslatib o'ting
E -pochtangizning mavzusida maqsadingizni aniq yozing, shunda qabul qiluvchi siz bilan uchrashishni xohlayotganingizni darhol biladi. "Uchrashuv" yoki "Uchrashuvning mumkin bo'lgan vaqti" kabi noaniq so'zlarni ishlatishdan saqlaning. Buning o'rniga, mavzu satrida aniq sanalar va vaqt oralig'idan foydalaning, shunda qabul qiluvchingiz nima kutishini darhol bilib oladi.
Masalan, shunday yozing: "17.05. 11:00 da uchrashish so'rovi."
Qadam 2. Sizning elektron pochta off boshlash uchun to'g'ri salomlash foydalaning
Xabaringizni yozishni boshlaganingizda standart, rasmiy tabriklashdan foydalaning. Agar siz biron marta uchrashmagan davlat amaldoriga yoki boshqa taniqli shaxsga murojaat qilsangiz, uning to'liq sarlavhasini sarlavhada ishlating. Agar siz hamkasbingiz yoki ustozingiz bilan bog'lanayotgan bo'lsangiz, "janob", "xonim", "Mx." Yoki "Miss" kabi sharaflardan foydalaning. Umumiy qoida sifatida, elektron pochtangizni boshlash uchun "Aziz", "Salom" va "Salom" kabi tabriklarni ishlatishga harakat qiling.
- Agar siz shaxsiy ofisga emas, balki umumiy ofisga yoki guruhga murojaat qilsangiz, "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" so'zidan foydalaning.
-
Masalan, agar siz o'z ustozingizga murojaat qilsangiz, salomni shunday yozishga harakat qiling:
“Hurmatli janob Jekson, Umid qilamanki, bu elektron pochta manzili sizni yaxshi topadi! Mumkin bo'lgan uchrashuv haqida siz bilan bog'lanmoqchi edim."
3 -qadam. Agar siz notanish odam bilan uchrashayotgan bo'lsangiz, o'zingizni tanishtiring
Agar siz davlat xizmatchisiga yoki siz ilgari ko'rmagan boshqa odamga yozayotgan bo'lsangiz, birinchi xatboshingizni qisqacha kirish qismiga bag'ishlang. Ismingizga, lavozimingizga va professional aloqangizga e'tibor qarating, shunda qabul qiluvchi sizning kimligingizni va nima uchun ularga murojaat qilayotganingizni biladi. Agar siz xo'jayin yoki hamkasbingiz kabi siz allaqachon bilgan odam bilan bog'lansangiz, kirish paragrafini kiritishga majbur emassiz.
- Sizning kirish ma'lumotingizni o'qish uchun ko'p vaqt ketmasligi kerak.
-
Quyidagi kabi yozishga harakat qiling:
Hurmatli xonim Atkins, Mening ismim Sara Klement, men Jons okrugidagi hayvonlar boshpanasida ishlayman.
4 -qadam. Uchrashuv sababini va uning umumiy ahamiyatini tasvirlab bering
E -pochtaning boshida (kirish so'zidan so'ng, agar siz qo'shishni tanlagan bo'lsangiz), qabul qiluvchiga qanday uchrashuv o'tkazishni xohlayotganingizni va bu rasmiy yoki tasodifiy ish bo'ladimi, ko'rsating. Uchrashuv nima ekanligini tushuntirganingizdan so'ng, nima uchun uchrashuv siz bajarmoqchi bo'lgan vazifa uchun muhimligini tushuntiring. Qisqacha tushuntirish berishga harakat qiling, chunki qabul qiluvchingizga elektron pochtangizni o'qishga ko'p vaqt bo'lmasligi mumkin.
Masalan, shunday yozishga harakat qiling: “Kelgusi haftada farzand asrab olish masalasini muhokama qilish uchun men bilan uchrashasizmi? Siz hozir hayvonlar boshpanasining moliyaviy maslahatchisi bo'lganingiz uchun, menimcha, siz ushbu tadbir uchun tashkilotning ish byudjeti to'g'risida ko'p ma'lumot bera olasiz
5 -qadam. Uchrashuvingiz uchun joy va vaqtni taklif qiling
Qabul qiluvchiga yaxshi ma'lum bo'lgan joy haqida o'ylab ko'ring. Agar siz elektron pochta xabarini yuborayotgan odam bilan bir binoda yoki umumiy joyda ishlasangiz, tushlik tanaffusida uchrashishingiz mumkinligini bilib oling. Agar siz va oluvchi yaqin joyda yashamasangiz yoki ishlamasangiz, siz uchrashishingiz mumkin bo'lgan restoran yoki boshqa jamoat joyini taklif qilib ko'ring. Qolaversa, qabul qiluvchi sizga ularning mavjudligini osonroq aytib berishi uchun sizga mos keladigan vaqtlarni aytib bering.
- Agar ikkalangiz ham band bo'lsangiz, telefon yoki videokonferentsiya uchrashuvini rejalashtiring.
- Masalan, shunday bir narsa tayyorlang: “Siz shu haftada hayvonlar boshpanasi yonida suzishingiz mumkinmi? Men har kuni 9 dan 5 gacha resepsiyada bo'laman."
Qadam 6. Qabul qiluvchining sizning xabaringizga javob berishini so'rang
Siz tadbirni texnik jihatdan rejalashtirganingiz uchun, xushmuomalalik bilan qabul qiluvchidan ularning mavjudligi to'g'risida javob berishini so'rang. Agar siz ayniqsa band bo'lgan odam bilan bog'lansangiz, esda tutingki, ular javob berish uchun bir yoki ikki kun kerak bo'ladi. orqaga
Masalan, shunday so'zlarni ayting: "Agar siz kelgusi haftada mavjudligingiz haqida menga xabar bersangiz, men bundan juda xursand bo'lardim!"
Qadam 7. E -pochtani tugatishda samimiy yopilish tilidan foydalaning
E -pochtangizning maqsadini qayta ochadigan yakunlovchi jumla tuzing, shunda qabul qiluvchi uchrashuvning maqsadini aniq tushunadi. "Hurmat bilan", "Rahmat" yoki "Eng yaxshi tilaklar" kabi iboralarni ishlatib, elektron pochtangizni o'chirish uchun do'stona ohangdan foydalaning. Hisob-kitobni yozganingizdan so'ng, ismingiz ostiga o'z pozitsiyangizni yoki hozirgi martabangizni tasdiqlaydigan imzo qoldiring.
- Qabul qiluvchiga o'z tilingizni bering. Agar siz hamkasbingiz bilan gaplashayotgan bo'lsangiz, "Yaqinda ko'rishguncha" kabi imzo chekish "hurmat bilan" so'zidan ko'ra mantiqiyroq bo'ladi. Agar siz yuqori lavozimli bilan bog'lansangiz, "samimiylik" yoki "eng yaxshi tilaklar" "ko'rishguncha" kabi tasodifiy imzolanishdan ko'ra to'g'ri bo'ladi.
-
Masalan, shunday yozing:
Men yaqinda siz bilan uchrashishni orziqib kutaman, chunki men farzandlikka olish harakatining iloji boricha muvaffaqiyatli bo'lishini xohlayman.
Hurmat bilan, Sara Klement
Faoliyat koordinatori, Jons okrugi hayvonlar boshpanasi
Qadam 8. Uchrashuvga tegishli bo'lgan har qanday tegishli qo'shimchalarni qo'shing
Qabul qiluvchini uchrashuvga tayyorlashga yordam beradigan hujjatlar, elektron jadvallar yoki boshqa tegishli fayllarni biriktiring. Agar siz biron bir kishiga murakkab mavzu bo'yicha murojaat qilmoqchi bo'lsangiz, qabul qiluvchiga uchrashuv mavzusini tushunishga yordam beradigan har qanday varaqalar yoki ma'lumotlar varaqalarini kiriting.
Masalan, agar siz bo'lajak tadbir uchun byudjet o'zgarishlarini muhokama qilayotgan bo'lsangiz, o'tgan yilgi byudjet jadvalini qo'shishingiz mumkin
Qadam 9. E -pochtada professional til va to'g'ri grammatikadan foydalaning
Xabaringizni aniq grammatik xatolar va imlo xatolari uchun tekshiring, shunda sizning oxirgi qoralama iloji boricha jilolangan va toza ko'rinadi. Bundan tashqari, xabarni tasodifiy yoki tushunishni qiyinlashtiradigan har qanday qisqartirish yoki jargonni olib tashlang. Agar sizning oxirgi loyihangiz professional ko'rinmasa va qabul qiluvchining so'rovini jiddiy qabul qilmasa.
Matnlarda va tasodifiy elektron pochtalarda kulgichlar kulgili bo'lishi mumkin bo'lsa -da, siz ularni uchrashuvni so'rash uchun ishlatmasligingiz kerak
2 -ning 2 -usuli: Qabul qiluvchini kuzatib borish
Qadam 1. Qabul qiluvchi 3-5 kun ichida sizga javob bermasa, keyingi elektron pochtani tayyorlang
Qabul qiluvchiga so'rovingizni o'qish va javob berish uchun bir necha kun bering. Agar siz ish haftasida javob eshitmasangiz, odamga javob kutayotganingizni eslatish uchun tezkor elektron pochta xabarini yuboring. Ular bilan uchrashish imkoniyati uchun minnatdor ekanligingizni va vaqtingiz uchun minnatdor ekanligingizni ta'kidlang.
- Kuzatuv qo'ng'iroqlari, shuningdek, siz uchrashmoqchi bo'lgan odam bilan bog'lanishning samarali usuli hisoblanadi.
- Masalan, shunday bir narsa tayyorlang: “Men faqat siz bilan uchrashuv haqidagi iltimosimni bajarishni xohladim. Agar bo'sh vaqtingiz bo'lsa, kelgusi haftada uchrashuvga borishingizni ayta olasizmi?"
2 -qadam. Qo'shimcha elektron pochtada uchrashuvning xususiyatlarini aniqlang
Javob bergandan so'ng, boshqa odamning jadvali bilan muzokara qiling. Boshqa odamning mavjudligiga e'tibor bering va ikkalangiz ham mavjud bo'lgan vaqtda uchrashuv vaqtini tasdiqlang. Kirish qutisida chalkashlik va tartibsizlik bo'lmasligi uchun 1-2 elektron pochta ichida sana va vaqtni tasdiqlashga harakat qiling.
- Iloji boricha moslashuvchan bo'lishga harakat qiling. Agar siz band bo'lgan odam bilan bog'lansangiz, u siz bilan darhol uchrasha olmasligi mumkin.
- Uchrashuvni oxirgi daqiqaga rejalashtirmang. Agar qabul qiluvchi band bo'lsa, siz uchrashish sanasini kelisha olmasligingiz mumkin.
Qadam 3. Uchrashuvdan bir necha kun oldin eslatma yoki tasdiqnoma yuboring
Agar siz rejalashtirilgan uchrashuvdan oldin qo'shimcha tayyorgarlik ko'rishni xohlasangiz, qabul qiluvchiga eslatma sifatida tasdiqlovchi elektron pochta xabarini yuborib ko'ring. Bu elektron pochtani juda uzoq qilmang, uchrashuv rejalashtirilganidek davom etishini ikki marta tekshirish uchun uchrashuvni rejalashtirgan kun, vaqt va joyni ko'rsating.
-
Masalan, shunday yozing:
Men 17 -may kuni soat 11 da Jons okrugidagi hayvonlar boshpanasida uchrashayotganimizni tasdiqlamoqchi edim.
