Noto'g'ri pochta qutisi foydalanuvchilarga kerakli elektron pochtani topishni qiyinlashtirishi mumkin. Microsoft Outlook elektron pochtangizni filtrlash va xabarlaringizni boshqariladigan tarzda tartibga solishga yordam beradigan juda foydali vositalarni taqdim etdi. Outlook hatto siz uchun samaradorlik va ishlashni oshirishga yordam beradi. Siz Outlook 2010, Outlook 2007 yoki Outlook 2003 dan foydalanayotgan bo'lsangiz ham, elektron pochta xabarlarini osongina boshqarishingiz mumkin, quyidagi vositalar yordamida kiruvchi qutingizni tozalaysiz, shuningdek kerakli ma'lumotlarni topishni osonlashtirasiz.
Qadamlar
6 -usul 1: filtrlash
Qadam 1. Xabarlarni tezda filtrlang
Outlook 2010 -da xabarlarni sanalar bo'yicha saralash va ularni suhbatda tartibga solishga yordam beradigan yangi xususiyat mavjud.
- Bu xususiyatdan foydalanganda, xuddi shu mavzuga ega bo'lgan xabarlar "Suhbat" ko'rinishida paydo bo'ladi va foydalanuvchilar mavzu satrining chap tomonidagi belgini bosish orqali ularni ko'rishi, kengaytirishi yoki kichraytirishi mumkin. Har bir suhbat ichidagi xabarlar yuqoridagi eng yangi xabar bilan tasniflanadi. Yangi xabar qabul qilinganda, barcha suhbatlar elektron pochta ro'yxatining yuqori qismiga o'tadi, bu sizga elektron pochta oqimini osongina kuzatishga yordam beradi.
- Suhbatni faollashtirish uchun, Suhbatlar guruhining Ko'rish ko'rinishida, Suhbat sifatida ko'rsatish katagiga belgi qo'ying. Tozalash funksiyasi yordamida suhbat hajmini kamaytirishingiz mumkin. Bu funksiya suhbatdagi takroriy xabarlarni olib tashlashga yordam beradi.
- "O'chirish" guruhidagi "Uy" yorlig'ida "Tozalash" ni, so'ng "Suhbatni tozalash" ni bosing. Outlook -ning barcha versiyalarida foydalanuvchilar elektron pochta papkasida tasniflash usulini o'zgartirib, pochta qutisi papkasidagi xabarlarni tezroq topishi mumkin. Masalan, siz elektron pochta xabarlarini sana, jo'natuvchi va fayl hajmi yoki ahamiyat darajasi bo'yicha saralashingiz mumkin.
2 -qadam. Standartlashtirilgan mavzu sarlavhalaridan foydalaning
Diqqatni doimiy o'zgarib turadigan mavzular o'rtasida almashtirish uchun zarur bo'lgan aqliy energiya sizni hajmni emas, balki sizni charchatadi. Siz xronologik tartibda yoki "eng muhim odam" tomonidan ketma -ketlikda o'qishga moyilsiz. Bu miyaning ishdan chiqishi. Buning o'rniga ushbu qoidadan foydalaning; Bu to'g'ridan -to'g'ri hisobotlardan kelgan elektron pochtaga tegishli va suhbat zanjirlariga qaraganda yaxshiroq ishlaydi.
- Sizni qiziqtirgan eng yaxshi 2-5 loyihani aniqlang; ularni aks ettirish uchun mavzu sarlavhalarini yarating.
- Jamoaga ushbu standart sarlavhali barcha elektron pochta xabarlariga e'tibor berishingizni bildiring. Hozirgi vaqtda bu mavzular sizning ustuvor loyihalaringizdir - sizning elektron pochtangiz mavzu satriga ko'ra saralanadi va birinchi o'ringa birinchi bo'lib o'qiladi/javob beriladi.
- Noto'g'ri nomlangan elektron pochta xabarlari xafa bo'lgan jo'natuvchini 1 kunlik qora ro'yxatga kiritishini aniq qiling.
6 -ning 2 -usuli: Guruhlash
Qadam 1. Xuddi shu xabarlarni papkalarga guruhlang
Yangi elektron pochta jildini yaratib, foydalanuvchilar tegishli xabarlarni papkalarga birlashtirishlari mumkin. Masalan, siz xabarlarni mavzuingiz, loyihangiz, muloqotingiz yoki o'zingizning sevimli mashg'ulotlaringizga mos keladigan boshqa toifalar bo'yicha guruhlashingiz mumkin. Shuningdek, foydalanuvchilar sizning xo'jayiningizdan yoki muhim birovdan yuborilgan barcha xabarlar uchun papkani yaratishi mumkin, shu jumladan saqlanishi kerak bo'lgan asosiy ma'lumotlar. Outlook 2010 -da yangi papka yaratish uchun "Jild" yorlig'ida "Yangi" da "Yangi papka" -ni bosing. Outlook 2007 yoki Outlook 2003 -da yangi papka yaratish uchun, Menyu satrida Fayl -ni bosing, so'ngra Yangi -ni va jildni tanlang.
6 -dan 3 -usul: Qidiruv papkasi
Qadam 1. Xabarlarni topish uchun qidiruv papkasini yarating
Qidiruv papkasi - elektron pochta xabarlari to'plamini topishning tez va qulay usuli. U hech qanday xabarni saqlamaydi, lekin siz qidirayotgan atributlar asosida kiruvchi qutingizdagi barcha xabarlarni ko'rsatadigan virtual papkalarni beradi. Outlook qidiruv papkalari "O'qilmagan pochta" kabi standart funktsiyalarni ta'minlaydi, lekin siz o'z qoidangizni yaratishingiz mumkin. Masalan, ma'lum bir loyiha, muhim mijoz yoki bo'lajak uchrashuv bilan bog'liq barcha ma'lumotlarni topishga yordam berish uchun Qidiruv papkasidan foydalanishingiz mumkin.
- Outlook 2010 -da qidiruv papkasini yaratish uchun "Jilddagi pochta" yorlig'ida "Yangi" da "Yangi qidiruv papkasi" ni bosing.
- Outlook 2007 yoki Outlook 2003 -da qidirish papkasini yaratish uchun Fayl menyusidagi pochtada sichqonchani Yangi -ga o'tkazing va Qidiruv papkasini bosing.
6 -dan 4 -usul: elektron pochta filtri
Qadam 1. Elektron pochta filtri yordamida keraksiz elektron xabarlarni kamaytiring
Outlook keraksiz elektron pochta filtri yordamida kiruvchi pochta qutisidan keraksiz elektron pochta xabarlarini saqlang. Bu filtr keraksiz elektron pochta sifatida belgilangan elektron pochta xabarlarini pochta qutisidagi alohida papkaga yuboradi. Foydalanuvchilar bu papkaning mazmunini ko'rishlari mumkin, chunki unga xatolar yuborilgan haqiqiy elektron pochta xabarlari yo'q. Agar shunday bo'lsa, kelajakda xabarlar noto'g'ri belgilanmasligi uchun siz filtrni sozlashingiz kerak.
6 -ning 5 -usuli: Ranglar toifasi
Qadam 1. Ranglar toifasini belgilang
Bog'lanmagan elektron pochta xabarlari guruhiga va Outlook -dagi eslatmalar, kontaktlar va uchrashuvlar kabi boshqa toifalarga rang belgilang. U erdan foydalanuvchilar ularni osongina aniqlashlari va saralashlari mumkin. Masalan, siz "Kompyuter savdosi" deb nomlangan toifani yaratish va unga xabarlarni tayinlash orqali kompyuter savdosi loyihasi uchun barcha xabarlar, uchrashuvlar va kontaktlarni osongina kuzatishingiz mumkin.
6 -dan 6 -usul: Belgilash
Qadam 1. Kuzatish uchun bayroq
Foydalanuvchilar elektron pochta xabarlari va topshiriqlarni belgilash yoki ularni belgilashga yordam berish uchun "Kuzatish uchun bayroq" funksiyasidan foydalanishlari mumkin. Bayroqlar sizni muammoni kuzatib borishga, kimningdir so'rovini yoki xabar va kontaktga buyurtmani ko'rsatishga undaydi. Ular sizning elektron pochta papkangizni osongina tartibga solishi mumkin, chunki siz nima qilishni va qachon qilishni aniq bilasiz. E'tibor bering, siz vazifani yaratganingizda va muddati tugagan sanani belgilaganingizda, u avtomatik ravishda belgi qo'yiladi, shuning uchun siz amal qilish muddati o'tgan sanani unutmaysiz va uni bajarasiz.
